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兰台文苑

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浅谈智慧档案馆建设

发布时间:2018-10-15 10:29:02  作者:谭兴菊  来源:网络  浏览次数:

在一个偏僻贫困山区县的档案工作中,档案文化基因的传承,我们从实际与县域的特色文化资源结合,整合档案文化。溶入在一县的大文化事业大繁荣大发展中,如何创建智慧档案馆己成人们的共同探索的重点!在县委、县政府的战略部署下,坚持文化发展道路中,志士仁人的焦距已走进了档案文化领地。文县档案局、馆的档案赤子走下神坛,揭开尘封,不负众望,以鲜活面目,展现着档案文化的风采,迈开了建设智慧档案馆的步伐。

档案文化是传递爱心的温暖。档案文化应该成为人的生活状态,蘊含于不经意间的细微处,给人的温暖。档案文化是一种谦逊,潭深波涛静,识高语音低。档案人往往高调做事,低调做人。档案文化是一种包容,“水至清则无鱼”,大事清楚,小事糊涂,尊重个性为他人着想,得理也让人。档案文化是一种尊重,“己所不欲,勿施于人”,固然文明,在文化的高度更在于“己所欲也勿施于人”。不干于他人的自主选择。档案文化是一种体贴,简单的一声叮咛,一个证词,一声祝福,可以给人如沐春风般的温暖,不经意的一个眼神,一次微笑,或许暗香浮动,韵味深长,永生难忘。这是我县档案馆诞生六十年来的感悟!“人生到处知何似,应是飞鸿踏雪泥。”多年来在兰台生涯里,总是“出新意于法度之中,寄妙里于豪放之外”,分享着档案文化的风采。

档案馆则是档案文化的宝库,精神文明文明发祥地。如何地把档案馆建成为符合时代要求,满足人们对于档案文化精神食粮的需要的智慧档案馆。笔者认为:要建设智慧档案馆?因为不管是实体档案馆、智能档案馆、还是数字档案馆,都到大数据时代的冲击,显得格格不入。档案界以及其他行业,甚至整个社会都面临档案的利用与服务等方面的难题,“智慧档案馆是适应大数据时代要求的第四代档案馆”。智慧档案馆是传统档案馆发展的延续,是档案馆发展的未来。

智慧档案馆的概念与特性智慧档案馆是基于“物联网”、“云计算”等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

智慧档案馆的管理对象为多元化的档案资源。多元化的档案资源包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息,如原生的电子档案、档案数字化成果、档案目录数据库、档案载体信息库等;包括档案馆采取各类技术手段管理档案资源的档案管理信息,如档案馆楼宇智慧管理信息等。其中,仅涉及第一类信息的智慧档案馆,我们可以称之为狭义智慧档案馆,涉及全部信息的档案馆则可称为广义智慧档案馆。

智慧档案馆与数字档案馆的根本区别,在于前者具有档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案馆综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术,构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系,以提高档案管理与档案馆运行的效率和服务水平。但是仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案馆。真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段,对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘,经综合分析和提炼萃取形成智慧信息,并将其应用于决策、管理和服务。从某种意义上讲,智慧档案馆的“智”可以概括为智能的感知与信息,“慧”可以概括为聪明的应对与处置信息。与目前的数字档案馆相比,智慧档案馆的服务范围将因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术,使智慧档案馆成为宽带档案馆和无线档案馆,在档案馆内将实现档案信息感知与服务的泛在化;并通过三网融合的互联网、第三代移动通信(3G)网络等服务的平台,实现城乡档案信息利用服务的全覆盖。智慧档案馆能够在数字档案馆的基础之上,通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术,实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联,随时采集环境信息、物体动态信息,增强智慧档案馆信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力,充分发掘数字档案的资源优势,运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和档案馆运行的信息,从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持,为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件,为档案管理和信息开发创造更美好的前景。智慧档案馆不仅是档案资源管理与开发的平台,也是智慧城市的重要组成部分,在智慧城市体系建设中发挥极为广泛的作用。如对社会事业与公共服务信息化而言,智慧档案馆可以以市民和社会组织需求为导向,发挥多元化档案信息资源的服务作用,建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系,让市民和社会组织享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务。对电子政务而言,智慧档案馆可以以方便公众办事、提高工作效率为出发点,为党政机关和基层组织提供智慧化的档案信息共享支撑平台,促进公共事务的协同办理,进一步提高公共服务的便捷性。智慧档案馆的体系构成让档案馆“智慧”起来,关键在于突破数字档案馆档案信息收管存用的理念、范围和模式,建立集“资源多元、全面感知、综合处置、双模存储、泛在应用”于一体的档案及档案馆管理与运营综合支撑平台。 

(一)资源多元。档案资源是智慧档案馆的信息基础。智慧档案馆的信息资源主要由以下内容构成:由原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息的归档数据库等构成的档案内容信息资源,由档案目录、档案索引等构成的档案管理信息资源,基于RFID技术(即射频识别技术)的档案实体信息资源,由媒体信息、网站信息、非物质文化信息等构成的城乡记忆资源,由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成的档案应用信息资源,由供电信息、温湿度信息、安保信息等构成的档案馆楼宇管理信息资源。这些资源既可以让用户感知和获取档案内容信息,满足利用需求;也可以让管理者感知和获取档案管理信息,协同处理档案业务工作。

(二)全面感知。感知是智慧管理第一要求。对智慧档案馆而言,需要通过管理策略和相应的技术手段,将档案实体、档案内容、档案管理信息与互联网联系起来,进行信息交换和通讯,实现对档案实体的感知、档案内容信息的感知、档案管理信息的感知,即感知档案、感知信息、感知管理。对档案实体的感知,主要通过RFID技术实现,以智能化识别、定位、跟踪、监控和管理档案实体;对档案内容的感知,主要通过智能化的数据挖掘技术实现,以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息;对档案管理状况的感知,主要通过楼宇智能管理技术实现,以智能化监测、评价和处置档案管理状态。

(三)综合处置。智慧档案馆的智慧之处,在于具备构筑在信息基础之上的应对与处置机制。对档案信息利用需求的应对与处置,将通过档案信息需求特征解析平台和档案利用知识管理、经验管理等支持平台,建立档案信息利用模型,对感知信息进行内容相关性评价、利用政策容许度评价、利用方式和途径合理性评价,进一步提高档案信息利用的查准率、查全率,保障档案信息的利用。对档案管理业务工作需求的应对与处置,将通过档案实体与内容信息、档案实体信息与楼宇管理信息的综合分析,及时反映档案管理的运行状况,评价档案业务工作与业务标准的吻合指数,提示档案管理和档案馆运行管理风险,提出跨部门协作管理的处置策略和考核指标,为档案管理者提供指针式判断界面和菜单式处置方案建议,使其科学开展档案业务工作,改善档案管理的运行效率提供可视化的、可量化的数据支撑和智慧支持,实现档案实体、档案信息、档案管理环境的一体化管理和交互式管理。

(四)双模存储。智慧档案馆离不开海量数据的运算和存储。对智慧档案馆而言,解决海量数据带来的一系列问题,云计算不是唯一的途径,但是不可或缺的途径。一些档案信息具有安全保密等特殊的属性,决定了智慧档案馆必须拥有属于自己的、独立数据计算和存储能力,因此,构建智慧档案馆必须配备满足业务工作需要的服务器和存储设备。但是,海量数据处理和存储压力和已有及潜在用户的利用需求特点,又决定了智慧档案馆必须采用云计算和云存储技术。因此,智慧档案馆的数据运算和存储将采用“自有”和“云”双模模式。而在可以预见的未来,智慧档案馆将不仅运行于“社会云”之中,还将运行于档案行业的“档案云”之中。

(五)泛在应用。智慧档案馆的服务领域将随着技术的发展而进一步扩大。除了继续完善现有信息发布利用平台外,将跟进移动服务技术,建立移动数字信息查阅服务中心,通过无线网络和手机等手持终端设备,实现档案信息服务移动化。同时,应适应三网融合的新形势,将档案信息服务纳入三网融合新的信息服务体系,将信息共享平台延伸电视屏幕等新的终端设备。欠发达地区建设智慧档案馆的总体构想由于理论研究不足、缺少范式借鉴及资金难以一步到位等原因,欠发达地区档案馆近期将以侠义智慧档案馆为目标,着手智慧档案馆项目的研究和建设工作。一期工程主要解决总体方案的研究与制定、智慧档案馆框架搭建等问题,力争构建一个初级阶段的智慧档案馆,为将来全面建设智慧档案馆打下基础。欠发达地区智慧档案馆以实现基于电子文档一体化和业务数据仓储式管理、基于青岛记忆理念的数字文献资源管理、基于物联网技术的档案智能管理、基于智慧泛在理念的档案信息服务、基于真实可信和长期可用的档案安全存储、基于智能技术的档案馆工作科学管理、基于网格化管理的全市档案业务监督指导为主要建设内容,其目标是通过构建档案智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护、智慧监督平台,实现档案资源的高度智能化管理和开发利用。档案智慧收集平台。一是建设基于文档一体化的电子档案管理平台,加强电子档案的接收与管理;二是建设业务数据库采集管理平台,集中管理各单位有长久保存价值的业务档案数据库;三是建设媒体信息采集平台,实现档案馆对网站、广播、电视等媒体信息的智能采集和自动归档;四是建设基于青岛记忆理念的数字文献资源收集和管理平台,有计划地大规模积累城市历史文化资源,并通过专用网站提供权威的城市历史文化资源,搭建青岛城市记忆体系。档案智慧管理平台。重点推进物联网射频技术在档案智能化识别、定位、跟踪、监控和管理中的应用,实现档案实体信息与内容信息的一体化、交互化管理。档案智慧服务平台。在对原有数字档案馆信息发布平台进行智慧化改造的基础上,重点研究建立移动数字档案馆信息查阅中心的档案馆信息服务体系,拓展档案服务领域,构造以人为本、市民参与、社会协同的档案服务机制。档案智慧保护平台。创建“三库两平台”(硬件设备库、基本软件典藏库和电子档案格式登记库,数据迁移平台和仿真平台)策略建设安全存储备份平台和迁移仿真平台,重点实现电子档案封装技术、电子档案智能备份迁移技术和各类数据资源的分层次存储技术,加强对数字档案管理过程的智能跟踪与记录,保证数据在不断发展变化的软硬件系统中能被正确读取使用。档案智慧监督平台。建设面向档案馆工作人员的业务管理系统,通过智慧技术实现档案流、工作流的全程管理,推动部门间信息共享和业务协同。建设网格化管理的档案业务监督指导体系,实现档案归档及时指导、档案质量智能化监控、档案业务知识支持服务和档案管理模型的智能化构建,完善在线档案业务监督指导模式,提升监管效能。为应对智慧档案馆中巨大的信息处理、传输任务,应利用云计算等技术搭建虚拟化存储利用平台,并部署有线和无线两种宽带网络,使系统具备较高的计算能力、数据传输能力、安全存储能力和应用扩展能力。建设智慧档案馆是一个长期的过程,也是一项复杂的工作,还面临着信息资源整合、信息安全等诸多技术与非技术问题。当前,档案部门建设智慧档案馆虽然有一定的基础,但缺乏政策支持、法律规范和理论研究,没有统一规划和相应技术标准,在资金、技术和人才等也有很多不足,亟待加强顶层设计和政策支持,以避免走先建设后规范、先应用后完善的老路,促进智慧档案馆的健康展。


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